UFM Basförvaltning är ett digitalt stödverktyg för objektledare och specialister som arbetar enligt Strängnäs kommuns Utveckling och förvaltningsmodell (UFM). Verktyget hjälper er att strukturera, uppskatta och synliggöra bemanningsbehov i basförvaltningen.
Verktyget arbetar på objektnivå – ett objekt med alla dess objektprodukter, digitala stöd och specialister hanteras i ett sammanhållet flöde med gemensam sparning och export.
Nedan visas det rekommenderade arbetsflödet. Stegen hänger ihop – börja med objektet och arbeta dig framåt. Objektledaruppdraget görs sist när ni vet scopet.
Objektöversikten är din startpunkt och hubb. Här fyller du i objektets grunduppgifter, hanterar objektprodukter, sparar konfigurationer och når alla rapporter.
Grunduppgifter
Fyll i följande fält – ovanför varje fält visas ett grått exempeltext som visar vad som förväntas:
- Objektets namn – t.ex. Utbildning och barnomsorg
- Objektägare och Objektägare IT
- Objektledare och Objektledare IT
Delade objektledare
OL-rollen kan delas av flera personer. Under Objektledare-fältet kan du lägga till fler OL:er och välja fördelningsmodell:
Lägga till objektprodukter
Skriv produktnamnet i fältet och tryck + Lägg till (eller Enter). Upprepa för varje objektprodukt. Klicka ⚙️ Konfigurera bredvid en produkt för att gå in i konfigurationsvyn.
Spara och ladda konfiguration
All data sparas som en JSON-fil. Använd knapparna i objektöversikten:
⏱️ Autospar
Bredvid 💾 Spara i headern finns knappen ⏱️ Autospar var 5 min. Aktiverad laddar verktyget automatiskt ned en uppdaterad konfigurationsfil var 5:e minut – på alla sidor, även inne i en objektprodukt, utan att du behöver navigera tillbaka till objektöversikten först. Knappen visar en nedräkning till nästa sparning när autospar är aktivt.
📦 Läsa in äldre konfigurationsfiler
Verktyget kan läsa in filer från alla tidigare versioner (3.0 och uppåt). När du öppnar en äldre fil uppgraderas den automatiskt och en dialogruta visar vad som är nytt sedan din fil skapades.
📋 Förändringslogg – två typer
Verktyget håller reda på förändringar på två nivåer:
| Knapp | Vad den visar |
|---|---|
| 📋 Fil-historik: N ändringar | Vad som ändrades i filen mellan de två senaste sparningarna. Historiken följer med i filen och är fast. |
| ✏️ N nya ändringar (orange) | Vad du gjort sedan du laddade in filen i den här sessionen. Växer i realtid, nollställs när du sparar. |
| ✏️ Inga nya ändringar (grå) | Inga ändringar gjorda sedan inläsning. |
Panelen grupperar ändringar per kategori: organisationsuppgifter, objektprodukter, digitala stöd, specialister, populärbeskrivning och uppskattningar. Varje rad visar vad som lagts till (+), tagits bort (−) eller ändrats (~).
🔒 Om du är inaktiv eller stänger fliken
Allt arbete sker lokalt i din webbläsare – ingenting sparas på server. Efter 2 timmars inaktivitet visas en varning, och formuläret rensas automatiskt om du inte återkommer. Data försvinner även om du stänger webbläsarfliken utan att ha sparat.
Om ett digitalt stöd används av specialister i flera objektprodukter och ni vill fördela uppgiftsansvaret sinsemellan, registreras det som ett delat stöd på objektnivå.
Registrera ett delat stöd
Ansvarstyper
Status på ansvarsfördelningen
I objektöversikten visas status per delat stöd:
- 🔀 Ej gjord – matrisen är registrerad men tom
- 🔀 Påbörjad – delvis ifylld
- 🔀 Klar – alla kategorier fördelade
Klicka ⚙️ Konfigurera bredvid en objektprodukt för att komma in i konfigurationsvyn. Här lägger du till digitala stöd, kopplar specialister och laddar upp populärbeskrivning.
Objektproduktledare och verksamhetsansvarig
Högst upp finns kompakta fält för Objektproduktledare och Verksamhetsansvarig. Verksamhetsansvarig är den direkta kontaktpersonen på verksamhetssidan – personen som kan prioritera och ge inriktning utifrån verksamhetens behov.
📄 Populärbeskrivning
Under rollerna finns möjlighet att ladda upp en populärbeskrivning (Word, PDF, txt eller pptx). Populärbeskrivningen används av AI-coachen som kontext när du gör uppskattningar.
✍️ Skapa populärbeskrivning med AI
Har du ingen populärbeskrivning? Klicka ✍️ Skapa populärbeskrivning med skiss för att låta AI skriva ett utkast åt dig baserat på en PowerPoint-skiss.
- ✓ Använd populärbeskrivning + importera markerade stöd – beskrivningen används och en checkboxlista visas för att importera de digitala stöd AI identifierat i skissen.
- Använd bara populärbeskrivningen – importerar enbart beskrivningstexten utan stöd.
🔍 Automatisk integritetsgranskning vid uppladdning
När du laddar upp en populärbeskrivning skannas dokumentet automatiskt efter personuppgifter innan det sparas. En dialogruta visas med resultatet:
- Inga personuppgifter hittades → grön bekräftelse. Välj Ja, ladda upp för att fortsätta.
- Personuppgifter hittades → varning med en tabell som listar vad som hittades (t.ex. personnamn, e-postadresser). Du väljer om du vill ladda upp ändå eller avbryta.
Digitala stöd
Skriv in stödets namn och tryck + Lägg till. Upprepa för varje digitalt stöd. Varje stöd har en Uppskatta →-knapp som tar dig direkt till uppskattningsvyn för just det stödet med alla delmål automatiskt uppfällda.
📥 Importera digitala stöd från Excel-mall
Har du tidigare arbetat med den gamla Excel-mallen kan du importera stöd och uppskattningar direkt utan att mata in allt på nytt.
📦 OPL-storlek per objektprodukt
Varje objektprodukt kan storlekssättas som Liten, Normal eller Stor (×0,5 / ×1,0 / ×1,5). Storleken påverkar OPL-tidsestimat via viktade medelvärden och visas i alla rapporter.
Specialister och uppskattningsstatus
Expandera ett digitalt stöd och klicka + Specialister. Ange namn eller bocka i Vakant för en ej tillsatt roll. Bredvid varje tillsatt specialist visas en statuscirkel:
🗑️ Radering – bekräftelsedialog
Radering av objektprodukt, digitalt stöd och specialist kräver bekräftelse. Klicka på 🗑️-ikonen – en dialog frågar om du är säker. Åtgärden går inte att ångra.
I uppskattningsvyn väljer du t-shirt-storlek per uppgiftskategori och specialist. Uppskattningarna sparas automatiskt tillbaka till objektöversikten.
Välj ett stöd i taget
Om det finns flera digitala stöd visas knappar överst – välj ett för att fokusera. När du byter stöd fälls alla delmål automatiskt ihop så du tydligt märker att du är inne på ett nytt stöd.
Delmål – öppna och stäng
Klicka på ett delmål för att öppna eller stänga det. Du kan ha flera öppna samtidigt. En statuscirkel visar läget per uppgiftskategori:
T-shirt-modellen – specialistuppskattning
Varje uppgift uppskattas med en av följande storlekar. Timarna avser h/mån per specialist:
PM3-delmål och kvalitetsmål
💬 Kommentar per uppgift
Bredvid varje uppskattningsval finns en + kommentar-knapp. Klicka för att lägga till en fri anteckning kopplad till just den uppgiften och specialisten – exempelvis en motivering till valet eller ett förbehåll.
Om en uppgift inom ett arbetsområde (Samverkan, Användarstöd, Ändringshantering, Drift & underhåll) har en kommentar visas badgen 💬 Kommentar finns i områdets rubrik. I rapporten Underlag resurser – per specialist finns en kolumn Kommentar som visar "💬 Kommentar finns – se UFM-appen" så att specialisten vet att den går att läsa i appen.
Sektionen Uppskatta objektledaruppdraget nås via genvägspanelen eller genom att scrolla ner i objektöversikten. Här skattar du tid för objektledarens (OL), objektledare IT:s och eventuell OPL:s löpande arbete.
Till skillnad från specialistuppskattningen arbetar du här på uppdragsnivå – en t-shirt-storlek per uppgiftstyp, med rollfördelning och fokusperiod.
Aktivera OPL
Högst upp i sektionen finns en toggle: Vi använder objektproduktledare (OPL). Aktiverar du den tillkommer OPL som roll i alla uppgifter och en extra OPL-kolumn visas i sammanfattningen. Timmar omfördelas automatiskt när du slår på eller av OPL.
T-shirt-modellen – OL-uppdraget
Storlekarna i OL-uppdraget skiljer sig från specialistuppskattningen och avser h/mån för hela uppgiften:
Finjustera timmar
När du valt storlek visas en Finjustera-funktion med + och − knappar. Du kan justera timantalet med ±1 h steg runt basstorlekens värde om uppgiftens faktiska omfång avviker något från standardstorleken. Justeringen syns i sammanfattning och rapporter.
Rollfördelning med reglage
Efter att du valt storlek för en uppgift kan du fördela timarna mellan rollerna OL, IT och (om aktiverad) OPL med procentuella reglage. Summan låses alltid till 100 %.
Exempelfördelning för Leda objektledningsmöten: OL 50 % / IT 50 % → Small (4 h/mån) ger 2 h till vardera.
Fokusperiod
Varje uppgift kan märkas med när på året den har sitt fokus. Du kan välja en eller flera perioder:
Fokusperioderna används i årsöversikten som visas längst ner i sektionen – en tablå som fördelar uppgifterna över kalenderåret per tertial och visar intensitetsmönstret.
Koppla forum per uppgift
Under varje uppgift kan du koppla det eller de forum som uppgiften genomförs i. Fyra standardforum finns fördefinierade – klicka för att aktivera (mörk bakgrund = valt):
Du kan även lägga till egna forum med namn och beskrivning via + Lägg till eget forum. Forumkopplingarna visas i årsöversiktsrapporten.
Uppgiftsgrupper – Löpande styrning och samverkan
Uppgifterna inom Löpande styrning och samverkan är organiserade i tre visuella grupper för bättre pedagogisk överblick:
- Leda objektledningsmöten
- Månadsuppföljning med objektproduktledare
- Månadsuppföljning med specialister
- Kommunicera plan och beslut
- Samverkan med objektägare och styrgrupp (OSG)
- Samverkan med andra objektledare
- Samverkan central IT och specialister
- Leverantörsstyrning och systemöversikt
- Omvärldsbevakning
Övriga delmålsområden
📅 Årsöversikt och sammanfattning
Längst ner i sektionen visas en årsöversikt som automatiskt fördelar alla uppskattade uppgifter över kalenderåret. Uppgifter märkta Löpande visas i alla månader; tertialuppgifter visas i sina respektive perioder.
Sammanfattningsraden ovanför visar totalt uppskattat månadssnitt per roll: OL h/mån, IT h/mån och vid behov OPL h/mån.
📖 Kunskapsstöd per uppgift
Bredvid varje uppgifts rubrik finns en 📖 Kunskapsstöd-länk. Klicka för att öppna ett panel med fördjupad information om uppgiftens syfte, hur den genomförs i UFM-modellen och konkreta tips – direkt kopplat till källdokumenten.
Exportalternativen finns i objektöversikten under sektionen Rapporter & export. Alla HTML-rapporter har Strängnäs kommuns logotyp i sidhuvudet och bygger på den data du matat in – spara alltid konfigurationen innan du genererar.
🔢 Avrunda uppskattad tid i rapporter
Längst upp i sektionen Rapporter & export finns inställningen Avrunda uppskattad tid i rapporter. Är den aktiverad visas toppnivåsummor i alla rapporter – totalsummor och h/mån-rutor (t.ex. h/mån specialister, h/mån OPL, h/mån vakant och Objektledaruppdragets OL Verk / OL IT / OPL / Totalt) – som heltal, avrundat uppåt. Är summan 0 visas "0" istället för "0,0".
Bilagor till objektdirektiv
📄 Utkast Objektdirektiv
Knappen 📄 Utkast Objektdirektiv genererar ett Word-dokument (.doc) med objektdirektivets fullständiga struktur. Dokumentet laddas ned direkt utan att en ny flik öppnas. Utkastet innehåller:
- Förifyllda avsnitt med objektnamn och aktuellt år
- Organisationstabellen med objektägare, objektledare och alla specialister
- En sektion per objektprodukt med populärbeskrivning (om uppladdad) och digitala stöd
- Standardtexter om beslutsforum, samverkansforum och riskhantering
📊 Exportera CSV – hela objektet
Exporterar alla uppskattningar för hela objektet som ett semikolonseparerat kalkylblad (.csv). Passar för vidare analys i Excel eller som budgetunderlag.
📅 Utkast årsplan specialist β
I steg 4 (Resultat) inne i en objektprodukt väljer du 1. Välj format och sedan 2. Välj specialist för att generera ett årsplansutkast. Genereringen startar direkt när du väljer specialist.
🔒 Integritetslogg
Knappen 🔒 Skriv ut integritetslogg i bilagasektionen genererar en fullständig integritetsrapport för hela objektet med:
- Fem tekniska skyddsåtgärder med status
- Pseudonymisering per objektprodukt – verkligt namn, pseudonym och skyddsmetod
- Skannade dokument under sessionen
- Tredjelandsavsnitt om Anthropic (USA)
AI-coachen hjälper dig att motivera och kalibrera dina uppskattningar. Den nås via AI-knappen bredvid varje uppgift i uppskattningsvyn. Coachen söker inte på internet – varje fråga skickas direkt till Claude Sonnet via Anthropics API genom en Cloudflare Worker-proxy.
Vad ger coachen sina kunskaper?
🔒 Integritetsskydd – pseudonymisering
Tjänsten pseudonymiserar automatiskt alla namn innan de skickas till AI-tjänsten. "Anna Larsson" blir "Specialist 1" i kommunikationen med AI:n – verkliga namn stannar enbart i din webbläsare. Verksamhetsansvarig ersätts med pseudonymen "Verksamhetsansvarig".
När AI-coachen används första gången aktiveras en grön indikator 🔒 Pseudonymisering aktiv – X namn skyddade. Klicka på den för att öppna integritetspanelen med en förteckning över vilka namn som skyddas och vad de ersatts med.