Vad är verktyget?
UFM Basförvaltning Specialist hjälper dig kartlägga och uppskatta resursbehov inom basförvaltningen enligt utvecklings- och förvaltningsmodellen för digitala stöd.
Arbetsflöde
Roller i modellen
Forum
| Forum | Uppdrag | Deltagare | Frekvens |
|---|---|---|---|
| Objektstyrgrupp (OSG) | Beslutande organ, styrning och uppföljning | Objektägare och objektledare | Månadsvis |
| Objektledningsmöte | Beredande organ | Objektledare | Veckovis |
| Specialistmöte | Rapportering och uppföljning | Objektledare och specialister | Månadsvis |
| Budget- och resursägarmöte | Resurssäkring av basförvaltning | Objektledare, specialister och budget- och resursägare | Årsvis |
Skapa ditt objekt
Fyll i grunduppgifterna för ditt objekt på startsidan (Objektöversikt).
Grunduppgifter
- Objektets namn – t.ex. "Utbildning och barnomsorg"
- Objektägare & Objektägare IT
- Objektledare & Objektledare IT
Lägg till objektprodukter
Skriv in en objektprodukt och tryck + Lägg till. Upprepa för alla objektprodukter.
Ansvarsfördelning (vid behov)
Om ett digitalt stöd delas av flera objektprodukter registrerar du det här på objektnivå – innan du konfigurerar de enskilda objektprodukterna. Stödet kopieras då automatiskt till berörda produkter.
Registrera ett delat digitalt stöd
- Lägg till stödets namn i sektionen "Digitala stöd med ansvarsfördelning"
- Välj vilka objektprodukter som delar stödet (minst 2) och klicka 🔀 Öppna ansvarsmatris
- Sätt ⭐/🤝/👁 per uppgiftskategori och objektprodukt – max ett Huvudansvar per rad
- Tryck ✅ Spara ansvarsfördelning
Ansvarstyper
Status
Ta bort ett delat stöd
Klicka × bredvid stödet. Det tas automatiskt bort från alla berörda objektprodukter efter bekräftelse.
Objektprodukt – konfigurera stöd & specialister
Klicka på ⚙️ Konfigurera bredvid en objektprodukt. Du kommer direkt till stöd-listan.
Objektproduktledare och populärbeskrivning
Högst upp finns ett kompakt fält för Objektproduktledare och möjlighet att ladda upp en populärbeskrivning (Word/PDF/txt). Populärbeskrivningen används av AI-coachen vid uppskattning.
Digitala stöd
Skriv in stödets namn och tryck + Lägg till. Upprepa för varje stöd.
Specialister
Expandera ett stöd och klicka + Specialister. Ange namn eller bocka i Vakant för en ej tillsatt roll.
Uppskattning av återkommande uppgifter
I steg 2 (Uppskattning) väljer du t-shirt-storlek per uppgiftskategori och specialist.
Välj ett stöd i taget
Om det finns flera digitala stöd visas knappar överst – välj ett för att fokusera. Alla delmål stängs och du börjar med Samverkan varje gång du byter stöd.
T-shirt-modellen
PM3-delmål och kvalitetsmål
Rapporter och export
Exportalternativen finns i Objektöversikten under "Spara och ladda" och "Bilagor till objektdirektiv", samt i steg 3 (Resultat) inne i varje objektprodukt.
Spara och ladda
Bilagor till objektdirektiv
📅 Årsplanutkast per specialist Beta
I steg 3 (Resultat) väljer du specialist i dropdownen Välj specialist... för en PDF-rapport, eller 📊 Excel... för en redigerbar Excel-fil.
Rapporten innehåller:
- Uppdragsbeskrivning – från populärbeskrivningen om uppladdad
- Återkommande uppgifter per PM3-delmål – med kvalitetsmål, storlek, timmar och ansvar
- Årsplan per kvartal (K1–K4) – aktivitetsrader med ☐ Ingår i objektplan och exempelrader
Excel-årsplan
Excel-filen innehåller fem flikar: Återkommande uppgifter (referenstabell med kvalitetsmål) och K1–K4 (en flik per kvartal med planeringsrader). Specialisten kan arbeta vidare direkt i Excel.