Vad är verktyget?
UFM Basförvaltning Specialist hjälper dig kartlägga och uppskatta resursbehov inom basförvaltningen enligt utvecklings- och förvaltningsmodellen för digitala stöd.
Modellen svarar på tre grundläggande frågor: Vad ska utvecklas och förvaltas? Vem ansvarar för olika delar? Hur sker styrning och samverkan?
Arbetsflöde i verktyget
Roller i modellen
Forum
| Forum | Uppdrag | Deltagare | Frekvens |
|---|---|---|---|
| Objektstyrgrupp (OSG) | Beslutande organ, styrning och uppföljning | Objektägare och objektledare | Månadsvis |
| Objektledningsmöte | Beredande organ | Objektledare | Veckovis |
| Specialistmöte | Rapportering och uppföljning | Objektledare och specialister | Månadsvis |
| Budget- och resursägarmöte | Resurssäkring av basförvaltning och vidareutveckling i nästkommande års objektplan | Objektledare, specialister och budget- och resursägare | Årsvis |
Skapa ditt objekt
Fyll i grunduppgifterna för ditt objekt på startsidan (Objektöversikt).
Grunduppgifter
- Objektets namn – t.ex. "Utbildning och barnomsorg"
- Objektägare – ansvarig verksamhetschef
- Objektägare IT – IT-chefens representant
- Objektledare – leder och samordnar arbetet
- Objektledare IT – IT-avdelningens representant
Lägg till objektprodukter
Skriv in en objektprodukt i fältet och tryck + Lägg till. Upprepa för alla objektprodukter i ditt objekt. När minst en produkt finns visas knappen för att spara konfigurationen.
Objektprodukt
En objektprodukt är samlade digitala stöd och användarstöd som tillsammans stödjer ett eller flera specifika verksamhetsbehov. Den består av både digitala system och verksamhetsnära stöd i hur de digitala systemen bäst kan användas. Objektprodukterna följs upp varje tertial med fem kvalitetsmål av respektive objektledare.
Klicka på ⚙️ Konfigurera bredvid en objektprodukt för att öppna objektprodukten. Här lägger du till de digitala stöd som används och behöver uppskatta sin basförvaltning.
2a. Digitala stöd
Lägg till de digitala stöd som används inom objektprodukten.
- Skriv in det digitala stödets namn i fältet under "Digitala stöd"
- Tryck + Lägg till
- Upprepa för varje digitalt stöd
Du kan lägga till en populärbeskrivning av systemet och dess användning – detta används av AI-coachen som underlag vid uppskattning.
Om ett digitalt stöd delas med andra genom en ansvarsfördelning så görs den på objektnivå. Den möjligheten görs när flera objektprodukter är registrerade.
2b. Specialister
Lägg till de personer som arbetar med basförvaltningen av objektprodukten.
- Ange personens namn
- Välj eller ange roll
- Tryck + Lägg till
Börja rollnamnet med Specialist och lägg sedan till vad som är specifikt, till exempel:
- Specialist Verksamhet – representerar verksamhetssidan
- Specialist Kommun – kommunövergripande expertis
- Specialist IT – teknisk förvaltning av systemet
- Specialist Applikation – applikationsnivå
Hur du kommer vidare
När du lagt till digitala stöd och specialister – gå tillbaka till Objektöversikten och konfigurera nästa objektprodukt. När alla är klara är det dags att uppskatta insats per digitalt stöd.
Uppskatta insats (XS–XL)
Välj t-shirtstorlek för varje uppgift inom PM3:s fyra områden. Storleken speglar den återkommande månatliga insatsen:
| Storlek | Tid/månad | Beskrivning |
|---|---|---|
| XS | 0,5 h | Minimal insats |
| S | 1,5 h | Liten insats |
| M | 5 h | Medelstor insats |
| L | 12 h | Stor insats |
| XL | 20 h | Mycket stor insats |
| NA | – | Ej aktuell för detta stöd |
| EJ | – | Känd men behöver mer dialog |
PM3-områden
Ändra en uppskattning
Klicka på den valda storleken igen för att ändra den. Du kan när som helst gå tillbaka och justera uppskattningar – tryck bara på en annan storlek för att uppdatera.
Ansvarsfördelning (vid behov)
När ett digitalt stöd delas av flera objektprodukter behöver du fördela ansvaret för de olika uppgiftskategorierna. Ansvarsfördelningen görs på objektnivå – alltså från Objektöversikten – och kräver att du har registrerat minst två objektprodukter.
Hur du gör en ansvarsfördelning
- Gå till Objektöversikten (startsidan)
- Klicka på 🔀 Ansvarsfördelning-knappen som visas bredvid ett digitalt stöd i listan
- I matrisen ser du alla objektprodukter som kolumner och uppgiftskategorier som rader
- Klicka på en cell för att välja ansvarstyp för den kombinationen
- Tryck ✅ Spara ansvarsfördelning när du är klar
Ansvarstyper
Ändra en ansvarsfördelning
Öppna 🔀-matrisen igen för det digitala stödet och klicka på en cell för att ändra ansvarstyp. Tryck ✅ Spara ansvarsfördelning när du är klar.
Rapporter och export
Verktyget erbjuder flera sätt att ta ut och dela resultaten. Du hittar exportalternativen i panelen "Spara och ladda" samt "Exportera och skriv ut".