📖 Användarguide

UFM Basförvaltning är ett digitalt stödverktyg för objektledare och specialister som arbetar enligt Strängnäs kommuns Utveckling och förvaltningsmodell (UFM). Verktyget hjälper er att strukturera, uppskatta och synliggöra bemanningsbehov i basförvaltningen.

Verktyget arbetar på objektnivå – ett objekt med alla dess objektprodukter, digitala stöd och specialister hanteras i ett sammanhållet flöde med gemensam sparning och export.

Nedan visas det rekommenderade arbetsflödet. Stegen hänger ihop – börja med objektet och arbeta dig framåt. Objektledaruppdraget görs sist när ni vet scopet.

Objektöversikten är din startpunkt och hubb. Här fyller du i objektets grunduppgifter och resurslista, hanterar objektprodukter, sparar konfigurationer och når alla rapporter.

🧱 Såhär bygger och underhåller vi vårt objekt

Överst i objektöversikten finns en startpanel som visar hur långt ni kommit och vart ni bör gå härnäst. Den består av två delar: 🧱 Bygg grunden och 🧭 Vad vill vi göra? – och inleds med en knapp 🧑‍💼 Fråga objektcoachen.

🧱 Bygg grunden

Varje byggblock är ett kort som visar status och som du klickar på för att hoppa direkt till rätt sektion. Statusen visas uppe i hörnet på kortet:

Håll muspekaren över ett kort så visar hovertexten konkret vad som fattas – t.ex. vilka objektprodukter som saknar specialist. Ett block som bygger på ett annat visas låst och grått tills det andra blocket kommit igång, med en 💬 Fråga coachen-knapp som förklarar vad som behövs.

Under varje upplåst kort visas en 💡 glödlampa med vilken rapport blocket ger: “Öppnar: …” (släckt lampa – ännu inte tillgänglig), “Ger: … (påbörjad)” eller “Ger: …” (tänd lampa). Sist i raden finns kortet 💡 Rapporter och underlag – en termometer som visar hur många rapporter som går att skriva ut just nu (t.ex. “3 av 5 redo”), vilka block du behöver fylla i för fler, och som tar dig till Rapporter när du klickar. Ju fler rapporter som blir tillgängliga, desto starkare lyser lampan.

🧭 Vad vill vi göra?

Här försöker verktyget tänka åt oss. I stället för en meny visas ett rekommenderat nästa steg – med en rad som förklarar varför (💡 Därför: …) – och högst två alternativ under. Förslaget väljs av tydliga regler utifrån vad som är gjort, hur länge sedan vi var här, våra egna anteckningar och årstiden. Tonen är “vi”: vi bygger objektet tillsammans med verktyget.

När flera förslag är aktuella vinner det som står högst i den här listan:

1. Osparat arbete – först när vi jobbat 30 minuter eller mer sedan vi läste in eller sparade filen, och Autospar inte är på.
2. Återkomst efter ett uppehåll (se ovan).
3. Årlig genomgång – augusti–december, när alla byggblock är klara och objektet inte granskats i år.
4. Våra egna nästa steg från 📝 Minnesanteckningar.
5. Nästa ofärdiga steg (se ovan).
6. Sådant som behöver ses över – personer i resurslistan som behöver kompletteras, vakanta roller och ofullständig ansvarsfördelning.
7. Underhåll – de vanligaste förändringarna när allt annat är klart.

Under förslagen finns ▼ Visa allt vi kan göra, som fäller ut hela listan med genvägar, och en rad Något annat? 💬 Fråga coachen · 🔍 Sök i Snabbspåret. När en genväg går från låst till upplåst visas kort en grön ✨ Nyupplåst-banderoll.

🗓️ Årlig genomgång

När du klickar på Årlig genomgång fälls en checklista ut med en rad per byggblock – plus Delade resurser och Vakanser om objektet har sådana. Varje rad har två knappar: ✓ Stämmer (markerar raden klar utan att du lämnar sidan) och Ses över → (tar dig dit och markerar raden klar – du har ju då gjort ett aktivt val). När alla rader är avbockade blir ✅ Klart, spara granskning klickbar, och årtalet sparas i objektet.

🤝 Delade resurser

Jobbar en person i flera objektprodukter (IT: flera IT-tjänster) listas hen i en gul ruta 🤝 Delade resurser ovanför startpanelen, t.ex. “Anna Larsson → Vård + Fritid – 2 st”. Det är en positiv insikt att planera runt – inte ett fel. Vakanta roller räknas inte, bara verkliga namn.

📝 Minnesanteckningar

Knappen 📝 Minnesanteckningar överst i startpanelen öppnar en liten panel som samlar vad som hänt i objektet och vad vi själva bestämt oss för att göra härnäst. Ett orange tal på knappen visar hur många nästa steg som ligger öppna. Panelen går att dra vart som helst på skärmen och ändra storlek på, och den minns var vi lämnade den.

• 📌 Nästa steg – sådant vi själva sparat som nästa steg. Bocka av med ✓ när det är gjort; raden arkiveras (Visa arkiverade) och tas aldrig bort tyst. ↩️ återställer den.
• Vad som hänt – ⚙️ rader som verktyget själv lägger till vid ett fåtal milstolpar (ett steg i Bygg grunden blir klart, en rapport genereras, en import genomförs, en specialist gör sin första uppskattning), ✍️ egna anteckningar och 🧑‍💼 rader som coachen lagt till när vi bett om det. Vissa rader har länken Fråga coachen om det här som öppnar coachen med en färdig fråga.
• Längst ner skriver vi en egen rad och väljer 📌 Spara som nästa steg eller ✍️ Spara som anteckning.

Grunduppgifter

Fyll i följande fält – ovanför varje fält visas ett grått exempeltext som visar vad som förväntas:

• Objektets namn – t.ex. Utbildning och barnomsorg
• Objektägare och Objektägare IT
• Objektledare och Objektledare IT

Delade objektledare

OL-rollen kan delas av flera personer. Under Objektledare-fältet kan du lägga till fler OL:er och välja fördelningsmodell:

👥 Objektets resurser (resurslista)

Direkt under Grunduppgifter finns den hopfällbara sektionen 👥 Objektets resurser. Här samlar du objektets personer – förnamn, efternamn, roller och enhet – på ett ställe, i stället för att skriva samma namn i många fält och riskera stavfel eller förväxling av personer med liknande namn. Fyll i en gång, så föreslås namnen automatiskt i alla namnfält i objektet.

Varje person kan ha en eller flera roller: Specialist, Objektägare, Objektägare IT, Objektledare, Objektledare IT, Verksamhetsansvarig, Objektproduktledare (OPL) och IT-tjänsteansvarig (ITA). En hopfällbar ruta ℹ️ Om listan överst i sektionen förklarar detsamma i korthet.

Namnförslag i namnfälten

Rätta namn – ett ställe räcker

Rättar du ett namn (t.ex. ett stavfel eller ett nytt efternamn) direkt i resurslistan uppdateras automatiskt alla ställen där personen redan är vald – objektägare, objektledare, specialister, verksamhetsansvarig, OPL och ITA. Skrevs namnet fel på ett enskilt ställe rättar du det där det skrevs in, så kopplas fältet om till rätt person.

Ta bort en person

Klicka 🗑️ på raden. Används personen inte någonstans i objektet tas hen bort direkt. Används hen, visas först var – till exempel Tjänsteansvarig (ITA) – Serverdrift och plattform. Väljer du Ta bort resurs tas personen bort ur listan och från uppgifterna hen stod på. Där personen är specialist blir raden Vakant roll, så tiden och fördelningen finns kvar. Avbryt lämnar allt orört.

📤📥 Excel-export och import

📤 Exportera Excel skapar ett kalkylblad med kolumnerna Förnamn, Efternamn, en kolumn per roll (markerad med “Ja”) och Enhet. Exporterar du innan något är ifyllt får du en tom mall att fylla i vid sidan om. 📥 Importera Excel läser tillbaka filen och matchar på kolumnrubrikerna, så kolumnordningen spelar ingen roll.

• Personer som redan finns i listan uppdateras – roller slås ihop och enhet fylls i om cellen inte är tom. Importen skapar aldrig dubbletter.
• “Ja”, “x”, “1”, “yes” och “true” räknas som ikryssad roll.
• Personer som fortfarande saknar enhet eller roll står kvar som “att komplettera”; blir en flaggad post komplett via importen rensas flaggan.

Lägga till objektprodukter

Skriv produktnamnet i fältet och tryck + Lägg till (eller Enter). Upprepa för varje objektprodukt. Klicka ⚙️ Konfigurera bredvid en produkt för att gå in i konfigurationsvyn.

📦 Importera överlämnat projekt

Det fristående verktyget Assistent för överlämning Projekt till Objekt (användarguide – se även 🤝 Överlämning från projekt) exporterar en JSON-fil med ett projekts basförvaltningsöverlämning. Knappen 📦 Importera överlämnat projekt – bredvid + Lägg till i sektionen Objektprodukter & ansvarsfördelning (IT-objekt: i IT-tjänster) – läser in filen och lägger till innehållet i det objekt du redan har öppet. Importen ersätter aldrig något som redan finns.

Innan något importeras visas en granskningsdialog – inget läggs till förrän du klickar Genomför import:

Poster som markerats ❓ var osäkra eller preliminära vid överlämningen – kontrollera dem extra noga.

Vad händer om något matchas mot något som redan finns?

Spara och ladda konfiguration

All data sparas som en JSON-fil. Använd knapparna i objektöversikten:

⏱️ Autospar

Bredvid 💾 Spara i headern finns knappen ⏱️ Autospar var 5 min. Aktiverad laddar verktyget automatiskt ned en uppdaterad konfigurationsfil var 5:e minut – på alla sidor, även inne i en objektprodukt, utan att du behöver navigera tillbaka till objektöversikten först. Knappen visar en nedräkning till nästa sparning när autospar är aktivt.

📦 Läsa in äldre konfigurationsfiler

Verktyget kan läsa in filer från version 3.7 och uppåt utan anmärkning. Äldre filer går fortfarande att läsa in, men visas med en tydlig varning eftersom stödet för dem inte längre är officiellt. När du öppnar en äldre fil uppgraderas den automatiskt och en dialogruta visar vad som är nytt sedan din fil skapades.

📋 Förändringslogg – två typer

Verktyget håller reda på förändringar på två nivåer:

Panelen grupperar ändringar per kategori: organisationsuppgifter, objektprodukter, digitala stöd, specialister, populärbeskrivning och uppskattningar. Varje rad visar vad som lagts till (+), tagits bort (−) eller ändrats (~).

🔍 Hitta dubbletter

När objektet redan är sparat eller inladdat ersätts den nedtonade 📂 Ladda in-knappen i headern med 🔍 Dubletter. Den letar igenom hela objektet efter misstänkta dubbletter av specialister/driftstekniker och digitala stöd/IT-tjänster, och visar antalet direkt på knappen om något hittas.

Verktyget hittar bland annat:

• Samma namn skrivet på flera sätt – stavfel, extra mellanslag
• Flera personers namn ihopskrivna i ett och samma fält, istället för separata poster
• Digitala stöd som råkat läggas till separat i flera objektprodukter istället för att registreras som delade
• Samma digitala stöd flera gånger inom en och samma objektprodukt
• Snarlika namn på hela objektprodukter eller IT-tjänster

🔒 Om du är inaktiv eller stänger fliken

Allt arbete sker lokalt i din webbläsare – ingenting sparas på server. Efter 3 timmars inaktivitet visas en varning 15 minuter innan formuläret rensas automatiskt, om du inte återkommer dessförinnan. Musrörelser och scrollning räknas som aktivitet, inte bara klick och tangenttryck. Data försvinner även om du stänger webbläsarfliken utan att ha sparat.

Om ett digitalt stöd används av specialister i flera objektprodukter och ni vill fördela uppgiftsansvaret sinsemellan, registreras det som ett delat stöd på objektnivå.

Registrera ett delat stöd

Ansvarstyper

Status på ansvarsfördelningen

I objektöversikten visas status per delat stöd:

• 🔀 Ej gjord – matrisen är registrerad men tom
• 🔀 Påbörjad – delvis ifylld
• 🔀 Klar – alla kategorier fördelade

Klicka ⚙️ Konfigurera bredvid en objektprodukt för att komma in i konfigurationsvyn. Här lägger du till digitala stöd, kopplar specialister och laddar upp populärbeskrivning.

Objektproduktledare och verksamhetsansvarig

Högst upp finns kompakta fält för Objektproduktledare och Verksamhetsansvarig. Verksamhetsansvarig är den direkta kontaktpersonen på verksamhetssidan – personen som kan prioritera och ge inriktning utifrån verksamhetens behov.

📄 Populärbeskrivning

Under rollerna finns möjlighet att ladda upp en populärbeskrivning (Word, PDF, txt eller pptx). Populärbeskrivningen används av AI-coachen som kontext när du gör uppskattningar.

✍️ Skapa populärbeskrivning med AI

Har du ingen populärbeskrivning? Klicka ✍️ Skapa populärbeskrivning med skiss för att låta AI skriva ett utkast åt dig baserat på en PowerPoint-skiss.

🔍 Automatisk integritetsgranskning vid uppladdning

När du laddar upp en populärbeskrivning skannas dokumentet automatiskt efter personuppgifter innan det sparas. En dialogruta visas med resultatet:

• Inga personuppgifter hittades → grön bekräftelse. Välj Ja, ladda upp för att fortsätta.
• Personuppgifter hittades → varning med en tabell som listar vad som hittades (t.ex. personnamn, e-postadresser). Du väljer om du vill ladda upp ändå eller avbryta.

Digitala stöd

Skriv in stödets namn och tryck + Lägg till. Upprepa för varje digitalt stöd. Varje stöd har en Uppskatta →-knapp som tar dig direkt till uppskattningsvyn för just det stödet med alla delmål automatiskt uppfällda.

📥 Importera digitala stöd från Excel-mall

Har du tidigare arbetat med den gamla Excel-mallen kan du importera stöd och uppskattningar direkt utan att mata in allt på nytt.

📦 OPL-storlek per objektprodukt

Varje objektprodukt kan storlekssättas som Liten, Normal eller Stor (×0,5 / ×1,0 / ×1,5). Storleken påverkar OPL-tidsestimat via viktade medelvärden och visas i alla rapporter.

Specialister och uppskattningsstatus

Expandera ett digitalt stöd och klicka + Specialister. Ange namn eller bocka i Vakant för en ej tillsatt roll. Bredvid varje tillsatt specialist visas en statuscirkel:

🗑️ Radering – bekräftelsedialog

Radering av objektprodukt, digitalt stöd och specialist kräver bekräftelse. Klicka på 🗑️-ikonen – en dialog frågar om du är säker. Åtgärden går inte att ångra.

I uppskattningsvyn väljer du t-shirt-storlek per uppgiftskategori och specialist. Uppskattningarna sparas automatiskt tillbaka till objektöversikten.

Välj ett stöd i taget

Om det finns flera digitala stöd visas knappar överst – välj ett för att fokusera. När du byter stöd fälls alla delmål automatiskt ihop så du tydligt märker att du är inne på ett nytt stöd.

Delmål – öppna och stäng

Klicka på ett delmål för att öppna eller stänga det. Du kan ha flera öppna samtidigt. En statuscirkel visar läget per uppgiftskategori:

T-shirt-modellen – specialistuppskattning

Varje uppgift uppskattas med en av följande storlekar. Timarna avser h/mån per specialist:

🖨️ Workshopunderlag – uppskatta tillsammans på papper

Uppe till höger i uppskattningsvyn finns knappen 🖨️ Skriv ut workshopunderlag. Den öppnar ett tomt, utskriftsvänligt underlag för det valda digitala stödet – områden, kategorier, t-shirt-skalan och stora ifyllningsbara rutor där ni skriver specialistens namn och ringar in storlek per uppgift. Bra när ni vill uppskatta tillsammans i en workshop utan skärm; för sedan in resultatet i verktyget.

PM3-delmål och kvalitetsmål

💬 Kommentar per uppgift

Bredvid varje uppskattningsval finns en + kommentar-knapp. Klicka för att lägga till en fri anteckning kopplad till just den uppgiften och specialisten – exempelvis en motivering till valet eller ett förbehåll.

Om en uppgift inom ett arbetsområde (Samverkan, Användarstöd, Ändringshantering, Drift & underhåll) har en kommentar visas badgen 💬 Kommentar finns i områdets rubrik. I rapporten Underlag resurser – per specialist finns en kolumn Kommentar som visar "💬 Kommentar finns – se UFM-appen" så att specialisten vet att den går att läsa i appen.

Sektionen Uppskatta objektledaruppdraget nås via genvägspanelen eller genom att scrolla ner i objektöversikten. Här skattar du tid för objektledarens (OL), objektledare IT:s och eventuell OPL:s/ITA:s löpande arbete.

Till skillnad från specialistuppskattningen arbetar du här på uppdragsnivå – en t-shirt-storlek per uppgiftstyp, med rollfördelning och fokusperiod.

Aktivera OPL/ITA

Högst upp i sektionen finns en toggle: Vi använder objektproduktledare (OPL) för kärn-/stödobjekt, eller Vi använder tjänsteansvarig (ITA) för IT-objekt – samma mekanik, bara döpt efter objekttypen. Aktiverar du den tillkommer OPL/ITA som roll i alla uppgifter och en extra kolumn visas i sammanfattningen. Timmar omfördelas automatiskt när du slår på eller av rollen.

T-shirt-modellen – OL-uppdraget

Storlekarna i OL-uppdraget skiljer sig från specialistuppskattningen och avser h/mån för hela uppgiften:

Finjustera timmar

När du valt storlek visas en Finjustera-funktion med + och − knappar. Du kan justera timantalet med ±1 h steg runt basstorlekens värde om uppgiftens faktiska omfång avviker något från standardstorleken. Justeringen syns i sammanfattning och rapporter.

Rollfördelning med reglage

Efter att du valt storlek för en uppgift kan du fördela timarna mellan rollerna OL, IT och (om aktiverad) OPL med procentuella reglage. Summan låses alltid till 100 %.

Exempelfördelning för Leda objektledningsmöten: OL 50 % / IT 50 % → Small (4 h/mån) ger 2 h till vardera.

Fokusperiod

Varje uppgift kan märkas med när på året den har sitt fokus. Du kan välja en eller flera perioder:

Fokusperioderna används i årsöversikten som visas längst ner i sektionen – en tablå som fördelar uppgifterna över kalenderåret per tertial och visar intensitetsmönstret.

Koppla forum per uppgift

Under varje uppgift kan du koppla det eller de forum som uppgiften genomförs i. Fyra standardforum finns fördefinierade – klicka för att aktivera (mörk bakgrund = valt):

Du kan även lägga till egna forum med namn och beskrivning via + Lägg till eget forum. Forumkopplingarna visas i årsöversiktsrapporten.

Uppgiftsgrupper – Löpande styrning och samverkan

Uppgifterna inom Löpande styrning och samverkan är organiserade i tre visuella grupper för bättre pedagogisk överblick:

Övriga delmålsområden

📅 Årsöversikt och sammanfattning

Längst ner i sektionen visas en årsöversikt som automatiskt fördelar alla uppskattade uppgifter över kalenderåret. Uppgifter märkta Löpande visas i alla månader; tertialuppgifter visas i sina respektive perioder.

Sammanfattningsraden ovanför visar totalt uppskattat månadssnitt per roll: OL h/mån, IT h/mån och vid behov OPL/ITA h/mån.

📖 Kunskapsstöd per uppgift

Bredvid varje uppgifts rubrik finns en 📖 Kunskapsstöd-länk. Klicka för att öppna ett panel med fördjupad information om uppgiftens syfte, hur den genomförs i UFM-modellen och konkreta tips – direkt kopplat till källdokumenten.

Vissa källor i listan har en klickbar bricka "📄 Öppna PDF" som länkar direkt till ett fördjupande dokument (t.ex. Vägledning: Hantera behov i objekt), öppnas i ny flik.

Exportalternativen finns i objektöversikten under sektionen Rapporter & export. Alla HTML-rapporter har Strängnäs kommuns logotyp i sidhuvudet och bygger på den data du matat in – spara alltid konfigurationen innan du genererar.

📚 Rapportgalleriet

Överst i Rapporter & export finns ett galleri av små sidminiatyrer – ett kort per rapport (kärn-/stödobjekt: Styrningsöversikt, Underlag resurser, Ansvarsfördelning, Objektledaruppdraget, Analysrapport, Objektproduktbeskrivning, Utkast Objektdirektiv, Integritetslogg och Exportera CSV; IT-objekt: bland annat Översikt Objekt, Underlag specialist, Planeringstårtan, Kunskapsstöd – feedback, Tjänstebeskrivning och Exportera CSV). Klicka på ett kort så visas bara den rapporten under galleriet, med sina val och utskriftsknapp – du får inte alla rapporter på en gång. Klicka på samma kort igen för att dölja den. Valet Avrunda uppskattad tid i rapporter finns alltid direkt under galleriet och gäller alla rapporter. Vill du se allt: ▾ Visa alla rapporter fäller ut hela listan, och ▴ Visa bara en rapport i taget fäller ihop den igen.

🎨 Word-rapporternas utseende

Word-rapporterna – Utkast Objektdirektiv (båda objekttyperna), Utkast Objektproduktbeskrivning, Utkast Tjänstebeskrivning och Word-utkastet Ansvar och samverkan (skapas från Kunskapsstöd) – följer Strängnäs kommuns nya standardmall för Word: typsnittet Segoe UI, mjuka grå kantlinjer och verktygets mörkblå accentfärg. Objektdirektivets tabellbredd (16,5 cm) och sidmarginaler matchar mallen. I objektdirektivets målavsnitt heter kolumnen Utvärderingsmetod (tidigare “Mätmetod”), och målraden om nulägesinventering av identitet och behörighet är med i båda varianterna.

🔒 Word-dokument öppnas "skyddade" första gången – så fungerar det

De rapporter som skapar en riktig Word-fil (Utkast Objektdirektiv, Utkast Objektproduktbeskrivning, Utkast Tjänstebeskrivning, Ansvar och samverkan-utkastet och Utkast årsplan specialist) öppnas ofta med en gul ruta högst upp – antingen "Skyddad vy" eller "Det här är ett skrivskyddat dokument. Ändringar i dokumentet sparas inte" – tills du klickar Aktivera redigering respektive Redigera ändå.

🔢 Avrunda uppskattad tid i rapporter

Längst upp i sektionen Rapporter & export finns inställningen Avrunda uppskattad tid i rapporter. Är den aktiverad visas toppnivåsummor i alla rapporter – totalsummor och h/mån-rutor (t.ex. h/mån specialister, h/mån OPL, h/mån vakant och Objektledaruppdragets OL Verk / OL IT / OPL / Totalt) – som heltal, avrundat uppåt. Är summan 0 visas "0" istället för "0,0".

Bilagor till objektdirektiv

📊 Analysrapport

Knappen 📊 Analysrapport i objektöversikten genererar en samlad analys av hela objektet – en sida per objektprodukt plus en summeringssida och en åtgärdssida. Rapporten räknar automatiskt fram hälsostatus, täckningsgrad, vakanser och en kvalitetspoäng utifrån den data du redan matat in.

Rapporten innehåller bland annat:

• Summering – hela objektet: bemannad och vakant tid, antal specialister och digitala stöd, samt analysunderlagets kvalitet – en procentsats som visar hur komplett dina uppgifter, roller och ansvarsfördelningar är
• Hälsostatus per ansvarsområde och bemannad tid per specialist, med varningar vid stor obalans
• Ett avsnitt om objektledaruppdraget (om det har uppskattningar)
• En per-produktanalys – en sida per objektprodukt med samma typ av nyckeltal nedbrutet
• Prioriterade åtgärder för hela objektet, samlade på en avslutande sida

📋 Utkast Objektproduktbeskrivning

Knappen 📋 Generera utkast i objektöversikten skapar ett Word-dokument (.docx) för en eller alla objektprodukter, med resurser och kvalitetsmål automatiskt ifyllda från dina uppskattningar. Välj objektprodukt i listan – eller Alla objektprodukter för att generera ett dokument per produkt i ett svep.

Du kan kryssa in valfria tillägg innan du genererar:

• Avtal och Budget – valfria bilagor om informationen finns sparad på objektprodukten
• Inkludera dokumenterade forum – väljer du in standardforumen (eller egna forum) som dokumenterats under Objektledaruppdraget tas de med som en organisationsbilaga i dokumentet
• Generera utkast kommunikationsplan – lägger till ett kommunikationsplaneutkast som egen bilaga

📄 Utkast Objektdirektiv

Knappen 📄 Utkast Objektdirektiv genererar ett Word-dokument (.docx) med objektdirektivets fullständiga struktur. Dokumentet laddas ned direkt utan att en ny flik öppnas. Utkastet innehåller:

• Förifyllda avsnitt med objektnamn och aktuellt år
• Organisationstabellen med objektägare, objektledare och alla specialister
• En sektion per objektprodukt med populärbeskrivning (om uppladdad) och digitala stöd
• Standardtexter om beslutsforum, samverkansforum och riskhantering

📊 Exportera CSV – hela objektet

Knappen ligger sist bland rapporterna, under Bilagor till objektdirektiv. Exporterar alla uppskattningar för hela objektet som ett semikolonseparerat kalkylblad (.csv). Passar för vidare analys i Excel eller som budgetunderlag.

📅 Utkast årsplan specialist β

I steg 4 (Resultat) inne i en objektprodukt väljer du 1. Välj format och sedan 2. Välj specialist för att generera ett årsplansutkast. Genereringen startar direkt när du väljer specialist.

🔒 Integritetslogg

Knappen 🔒 Skriv ut integritetslogg i bilagasektionen genererar en fullständig integritetsrapport för hela objektet – se 🔒 Integritet och datahantering för vad den innehåller och hur du sparar den.

Ett IT-objekt (infrastruktur och gemensamma IT-funktioner, t.ex. nätverk, klienter, serverdrift) skiljer sig från kärn-/stödobjekt: fokus ligger inte på ett enskilt digitalt stöd kopplat till en verksamhetsprocess, utan på återkommande uppgiftstyper som bär upp hela den digitala miljön åt övriga objekt. Väljer du 🖥️ IT-objekt som objekttyp i objektöversikten byts sektionen ut och det här flödet gäller istället för steg 2–5 ovan.

Lägga till IT-tjänster

I sektionen 🖥️ IT-tjänster klickar du + Lägg till tjänst och väljer antingen en av de tio standardtjänsterna – Nätverk och telefoni, Serverdrift och plattform, Integration, IT-säkerhet/Cybersäkerhet, Identitet & åtkomst, Arbetsplats, Klientplattform, Applikationshantering, Samarbete och kommunikation (M365) och Data- och analysplattform – eller skriver ett eget namn. Standardtjänsterna kommer förifyllda med beskrivande text och ett antal förslag på delområden (se nedan), t.ex. Telefoni/Nätverksdrift/WiFi-admin för "Nätverk och telefoni". Bara en tjänst kan vara utfälld åt gången – klickar du "Redigera skiss" på en annan tjänst fälls den föregående ihop automatiskt.

Fyll i tjänstens skiss

Klicka Redigera skiss på en tjänst för att fylla i eller justera fälten. De åtta fälten visas parvis i två kolumner, med rymliga textrutor (dragbara nedåt om du behöver ännu mer plats) som bjuder in till punktlistor istället för hopskriven löptext:

En Populärbeskrivning går att fylla i under skissen – klicka 🪄 Generera AI-sammanfattning för ett automatiskt förslag utifrån skissens övriga fält, eller skriv egen text. AI:n skriver på klarspråk: det viktigaste först, korta meningar, vardagliga ord och inga förkortningar eller systemnamn. Är Omfattning eller Beroenden ifyllda får texten också en eller två korta meningar om tjänstens gränser och beroenden. Samma klarspråksregler gäller när AI:n skriver objektprodukternas populärbeskrivningar i kärn- och stödobjekt. Beskrivningen vävs in i Tjänstebeskrivning-rapporten.

Uppskatta återkommande uppgifter

Sektionen 🎯 Uppskatta återkommande uppgifter visar en bred tabell: en rad per uppgift, en kolumn per IT-tjänst. Samma uppgiftslista gäller alla tjänster – precis som kärnobjektets digitala stöd alla delar på samma generella kategorier oavsett vad det specifika stödet är. Det gör det möjligt att jämföra och vikta tjänsterna mot varandra i en enda vy. Samma t-shirt-modell som resten av verktyget används:

Håll muspekaren över ett storleksval för att se en snabb förklaring av vad schablonen innebär.

🚦 Spar-lampan

Överst i både IT-tjänster och Uppskatta återkommande uppgifter visas en liten statuslampa – de sektioner där man ofta arbetar länge innan man går vidare. Gul betyder att dina val är registrerade i arbetsytan (du tappar inget genom att byta sektion) men inte sparade till fil ännu; en knapp 💾 Spara nu sparar direkt. Grön betyder Allt sparat. Lampan jämför mot filen du laddade in eller senast sparade, så en nyss inläst fil visas som grön tills du ändrar något.

🧭 Kontrollfrågan "Vems behov?" och erfarenhetsindex

Kvalitetsmålen Driftsäkring och Förändringssäkring är tillsammans basförvaltningen. Uppgifterna där kan gälla både tjänstens eget behov och andra objekts behov – i samma timsiffra. När du har satt en storlek på en uppgift i de målen dyker därför en andra rullista upp under storleken: Vems behov driver den här uppgiften?

Siffran är andelen av uppgiftens tid som drivs av andra objekts behov av tjänsten. Svaren bygger på erfarenheter från tjänstens leverans och ger tillsammans tjänstens erfarenhetsindex: ett timviktat snitt, så att större uppgifter väger tyngre.

Hitta rätt snabbt i en bred matris

Med flera tjänster och 20-25 uppgifter blir tabellen både bred och lång. Fyra hjälpmedel gör det lättare att hålla koll på var du befinner dig:

🚫 Exkludera delområden från en uppgift

Har tjänsten delområden (se nästa avsnitt) visas en länk "🚫 Exkludera delområden" på varje uppgiftsrad, bredvid Kunskapsstöd-länken. Öppna den för att kryssa i de delområden som inte berörs av just den uppgiften – t.ex. om "Patchning" bara gäller vissa delområden av en tjänst. De kvarvarande, icke-exkluderade delområdena delar då på hela uppgiftens tid mellan sig istället för att den smetas ut jämnt över alla delområden oavsett relevans.

Ovanför matrisen finns knappen 🚫 Fäll ut alla exkluderingar som öppnar exkluderingspanelen på alla uppgifter samtidigt, så du kan gå igenom vilka delområden som ska undantas i ett svep i stället för uppgift för uppgift. Knappen byter till Fäll ihop alla exkluderingar när allt är uppfällt.

Grupper av uppgifter

Uppgifterna är organiserade i fyra standardgrupper, plus att du kan lägga till egna:

Klicka + Lägg till ny grupp av uppgifter för att skapa egna grupper. Du väljer då namn och vilken av tre "hinkar" gruppens tid ska räknas mot i summeringen: Egen basförvaltning, Egen vidareutveckling eller Initial samplanering. Valet visas som en liten etikett i gruppens header (t.ex. "→ Egen basförvaltning") och går att ändra i efterhand. Inom varje grupp kan du också lägga till, byta namn på eller ta bort enskilda uppgifter.

📖 Kunskapsstöd per uppgift

Varje uppgift har en 📖 Kunskapsstöd-länk med en kort resumé, fördjupande text, ett praktiskt tips och – där relevant – konkreta exempel som skiljer på eget/internt arbete och sådant som kommer in från andra objekt och deras målgrupper. Har uppgiften en ITIL-process kopplad visas dessutom ett generiskt processflöde som bilder – t.ex. Incident Management: Logga → Kategorisera & prioritera → Diagnosticera → Åtgärda → Avsluta & följ upp. Alla fält i kunskapsstödet (resumé, fördjupning, tips, ITIL-process) är redigerbara.

🙄 Ge feedback på kunskapsstödet

Längst ner i varje uppgifts kunskapsstöd-panel finns tre smileyknappar: 🙄 Rörigt, 😐 Ok, 🤩 Toppen. Varje IT-tjänst kan ge exakt en röst per uppgift – klicka en annan smiley för att byta din röst, eller samma igen för att ta bort den. Det går inte att rösta flera gånger, vilket gör statistiken rättvisande: har objektet sju tjänster kan en uppgift få max sju röster totalt, oavsett hur många gånger någon klickar.

Rapporten Kunskapsstöd – feedback (se 📋 Rapporter & export) samlar alla röster, sorterat med flest 🙄-röster överst, och visar hur stor andel av tjänsterna som faktiskt röstat (t.ex. "5 / 7").

🧩 Delområden inom en tjänst

En tjänst kan delas upp i valfritt antal delområden – t.ex. olika typer av Wi-Fi, eller olika ansvarsområden inom Serverdrift. Delområdena följer med automatiskt från katalogen när du väljer en standardtjänst, eller läggs till manuellt under "Delområden inom tjänsten" i tjänstekortet.

Delområdena delar på tjänstens uppskattade tid som andelar av samma helhet – inget delområde uppskattas för sig, alla utgår från samma summa. Räkningen sker i tre steg:

En hopfällbar ruta "ℹ️ Hur räknar Assistenten en specialists tid?" högst upp i "Delområden inom tjänsten" förklarar samma räknekedjan i klartext, med exakt samma exempel som ovan – så appen och den här guiden alltid säger samma sak. Varje enskilt delområde har dessutom en egen "?"-knapp som öppnar en detaljerad sifferbrytning för just det delområdet och dess specialister.

👤 Specialister

Specialister läggs till i en gemensam lista längst ned i tjänstekortet, under "Delområden inom tjänsten" – inte inuti varje enskilt delområde. Skriv namnet, klicka "Välj delområden ▾" och kryssa i ett eller flera delområden personen jobbar med, klicka sedan "+ Lägg till". Jobbar en specialist i flera delområden visas hen som en egen rad under varje sådant delområde, med en egen andel per delområde – att dela tid i ett delområde påverkar aldrig andelen i en annan.

Är flera specialister kopplade till samma delområde fördelas delområdets tid mellan dem med Lika fördelning (automatisk jämn split, räknas om vid tillägg/borttagning) eller Anpassad (manuell justering med +/− och validering att andelarna summerar till 100 %) – exakt samma sätt som flera objektledare delar på uppdraget.

Nya specialister läggs överst i listan, så det är lätt att se vad som senast lagts till. Namnfältet föreslår personer ur Objektets resurser, och en specialist som arbetar i flera delområden av samma tjänst flaggas inte som dubblett i 🔍 Hitta dubbletter – kontrollen tar hänsyn till vilket delområde varje post tillhör.

Tjänsteansvarig (ITA)

Vill ni ha en samordnande roll aktiverar ni Använd tjänsteansvarig (ITA) – motsvarigheten till Objektproduktledare (OPL) för kärn-/stödobjekt. Toggeln och storleksvalet (Liten/Normal/Stor, samma skalning ×0,5/×1,0/×1,5) finns både i tjänstekortet och i Objektledaruppdraget. En tjänst kan även markeras som Kontaktperson istället för full ITA – då beräknas ingen ITA-tid.

⚠️ Heltidsvarning i specialistrapporterna

En person kan mycket väl vara både specialist i ett delområde och tjänsteansvarig (ITA) för hela tjänsten samtidigt – två helt separata beräkningskedjor som ändå belastar samma persons faktiska arbetstid. Rapporterna Underlag specialist (för både IT-objekt och kärn-/stödobjekt, där motsvarigheten är specialist + objektproduktledare/OPL) räknar därför ihop bådas tid och varnar tydligt om summan för en person överstiger en uppskattad heltid.

🍰 Se helheten: IT:s planeringstårta

IT-objektets totala planering består av sex bitar. Bitarna har olika syften, men tillsammans är de hela det som tjänsterna ska leverera – både för IT-tjänsternas eget behov och för andra objekts behov av tjänsterna. Uppgiftsmatrisen fångar bit 1–4. Förstudier (bit 5) och projekt (bit 6) prioriteras och beslutas av objektet, men genomförs med egna resurser, planer, utpekade beställare och styrgrupper i två faser: Förstudie och Realisera utvecklingsbehov av digitala stöd och tekniska lösningar. Knappen 🍰 Se helheten öppnar en illustration av alla sex bitarna. Två frågor avgör vilken bit ett arbete hör till: vems behov är det? (IT-tjänstens eget eller andra objekts) och vad för slags arbete? (hålla igång, förbättra och livscykelhantera, eller förstudier och projekt).

Hur delas bit 1 och 2 upp?

I uppgiftsmatrisen har Driftsäkring och Förändringssäkring en timsiffra per uppgift som blandar eget och andras arbete. Uppdelningen görs med tjänstens erfarenhetsindex – era egna svar på kontrollfrågan Vems behov? vid varje uppgift. Tills minst 80 % av uppgifterna är besvarade visas bit 1 och 2 ihop.

En fullständig rapport med varje tjänsts siffror kopplade till tårtan – inklusive en summering över alla tjänster, och en valfri fullständighetskontroll som visar hur stor andel av uppgifterna som faktiskt är uppskattade – finns under 📋 Rapporter & export.

🤖 IT-driftcoachen

Knappen 🤖 Fråga IT-driftcoachen öppnar en syskonvariant av basförvaltningscoachen i samma fasta sidopanel (se 🤖 AI-coach – hur den fungerar för allt som är gemensamt). IT-driftcoachen har en egen kunskapsbas byggd på IT-objektets särart: att IT är beställare och utförare av sig själv, att styrningen fokuserar på teknisk livslängd, licenser, säkerhet och prestanda, samt att objektet är "enbent" (bara Objektledare IT).

Har objektet fler än en tjänst väljer du i panelens rullista vilken tjänst frågan gäller. Varje tjänst har sin egen fristående konversation – byter du tjänst i rullistan blandas dialogerna aldrig ihop, och konversationen för en tjänst finns kvar orörd när du byter tillbaka till den.

Rapporter för IT-objekt

I rapportpanelen kan du kryssa i eller ur Detaljera uppskattade uppgifter:

• Ikryssad (standard) – varje uppgift listas för sig med storlek, h/mån och ITIL-process, grupperat per område.
• Avmarkerad – en kondenserad tabell med bara område och summerad tid.

Rapporten avslutas alltid med en summeringstabell (Egen basförvaltning / Egen vidareutveckling / Initial samplanering), samma uppdelning som visas löpande i matrisen.

Vid sidan av Assistent UFM Basförvaltning finns ett fristående verktyg: Assistent för överlämning Projekt till Objekt (BETA). Det används av projektet – inte av mottagande objekt – för att förbereda överlämningen till basförvaltning under projektets sista fas. Verktyget har egen adress, egen användarguide och egna AI-coacher, och lagrar precis som det här verktyget ingenting på någon server.

Så hänger verktygen ihop

Vad ska jag läsa var?

Genvägspanel

En fast panel med runda ikoner längs vänster kant av arbetsytan ger snabb åtkomst till fem vyer – håll muspekaren över en ikon för att se namnet. Panelen är synlig i objektöversikten oavsett hur långt ned på sidan du befinner dig. Den lilla ‹-knappen överst minimerar panelen (› visar den igen) och valet kommer ihåg.

Var är jag? Medan du scrollar markeras den öppna sektion du befinner dig i: rubriken blir mörkblå med vit text och sektionen får en tydligare ram – övriga sektioner behåller sin vanliga färg. Genvägspanelens ikon för samma sektion lyser samtidigt, så att du alltid ser var på sidan du är.

🧭 Kontextbandet

Inne i en objektprodukt visas ett mörkt band som ligger kvar överst och visar var du befinner dig: 🏛️ Objektet › 📦 Objektprodukten › 💻 Digitalt stöd. Klicka på objektnamnet för att gå tillbaka till objektöversikten, eller på produktnamnet för att gå till dess digitala stöd.

Hopfällbara sektioner (accordion)

De stora sektionerna i objektöversikten – Grunduppgifter, Objektets resurser, Objektledaruppdraget, IT-tjänster, Uppskatta återkommande uppgifter, Objektprodukter och Rapporter & export – öppnar bara en åt gången. Öppnar du en ny sektion fälls den föregående ihop automatiskt, så sidan aldrig blir orimligt lång att scrolla igenom.

Varje sektion går att fälla ihop på två sätt: genom att klicka på rubrikraden högst upp (som vanligt), eller genom en "▾ Fäll ihop"-rad längst ned i sektionen – praktiskt när du scrollat långt ned och inte vill scrolla tillbaka bara för att stänga.

🔍 Snabbspåret

Under startpanelen finns sökrutan 🔍 Snabbspår (visas så snart objektet har något att söka i – digitala stöd, specialister, IT-tjänster eller personer i resurslistan). Skriv ett namn – upp till tio träffar visas direkt, och ett klick tar dig rakt dit:

Hittas inget visas knappen 💬 Fråga coachen om det här, som öppnar coachen med en färdig fråga om var du hittar eller hur du lägger till det du söker.

🔔 Nyheter i verktyget

Nyhetsknappen 🔔 Nyheter i verktyget finns i det mörka bandet längst ner i headern. En blå prick visas om det finns olästa nyheter.

Nyheter delas in i två kategorier:

• Versionsuppdateringar – kräver att du sparar och laddar in din konfigurationsfil på nytt för att ta del av strukturförändringar.
• Förbättringar utan versionshöjning – levereras direkt utan att du behöver göra något.

🔍 Live-sökning

I objektöversiktens expanderade stödlista (klicka på pilen bredvid en objektprodukt) finns en kombinerad live-sökning på specialister och digitala stöd. Skriv ett namn – listan filtreras direkt. Knappen ✏️ Uppskatta bredvid ett stöd navigerar direkt till rätt stöd i objektprodukten utan manuell navigering.

Knappen 👓 Tillgänglighet finns i den blå raden högst upp, till vänster om 📖 Användarguide – både i objektöversikten och inne i en objektprodukt. Där ställer du in hur verktyget ska se ut och bete sig för just dig. Ändringarna syns direkt, du behöver inte ladda om något.

Färdiga lägen

Det här kan du ställa in

• Textstorlek 80–200 %, typsnitt (bl.a. Atkinson Hyperlegible som är framtaget för synsvaga, och Lexend), radavstånd och luftigare text.
• Färger: bakgrund, förgrund (kort och paneler), zebrarader, text, dämpad text, rubriker och länkar, kantlinjer, sidhuvud, text på sidhuvud och fokusmarkering.
• Kontrastkontroll: fönstret räknar ut kontrasten mellan dina färger och visar ✅ eller ⚠️ mot kraven i webbriktlinjerna (WCAG 2.1 AA, som lagen om tillgänglighet till digital offentlig service – DOS-lagen – hänvisar till): minst 4,5:1 för text och 3:1 för fokusmarkering. Alla färdiga lägen klarar kraven.
• Understrukna länkar, tydlig fokusmarkering för dig som använder tangentbordet, större klickytor och minska rörelse.
• Coachen svarar på klarspråk: kortare meningar, färre facktermer och det viktigaste först – gäller alla AI-coacher.
• Förvarning innan rensning: verktyget rensas efter 3 timmar utan aktivitet. Du kan välja att bli förvarnad 15, 30 eller 60 minuter innan.

💾 Spara och läsa in din profil

Inställningarna sparas inte i objektfilen. De sparas i en egen liten fil – en tillgänglighetsprofil – som bara innehåller dina visningsinställningar. Därför får dina kollegor som öppnar samma objektfil sitt eget utseende, och objektfilen påverkas inte.

Den här sidan samlar alla svar på "vad händer med informationen jag matar in?" på ett ställe – oavsett om frågan gäller var data lagras, vad som skickas till AI-coachen, eller hur uppladdade dokument granskas. Allt nedan gäller lika för kärn-/stödobjekt och IT-objekt, om inget annat anges.

💾 Var lagras informationen?

All data lagras enbart i webbläsarens temporära minne (RAM) – aldrig på en server, aldrig på disk. Den raderas automatiskt efter 3 timmars inaktivitet, när du stänger fliken, eller om du laddar om sidan.

🤖 Vad skickas till AI-coachen – och vad skickas aldrig?

Coachen (basförvaltningscoachen för kärn-/stödobjekt, IT-driftcoachen för IT-objekt) pseudonymiserar automatiskt alla namn innan de skickas till AI-tjänsten. "Anna Larsson" blir "Specialist 1" i kommunikationen med AI:n – verkliga namn stannar enbart i din webbläsare. Verksamhetsansvarig ersätts med pseudonymen "Verksamhetsansvarig", en tjänsts tjänsteansvarig med "Tjänsteansvarig".

Så fort ett namn skyddats visas en grön indikator längst ner i coach-panelen: 🔒 X namn skyddade. Klicka på den för att öppna integritetspanelen med en förteckning över vilka namn som skyddas och vad de ersatts med.

🔍 PII-skanning vid dokumentuppladdning

När du laddar upp en populärbeskrivning eller tjänstebeskrivning skannas dokumentet automatiskt efter personuppgifter innan det sparas:

• Inga personuppgifter hittades → grön bekräftelse. Välj Ja, ladda upp för att fortsätta.
• Personuppgifter hittades → varning med en tabell som listar vad som hittades (t.ex. personnamn, e-postadresser). Du väljer om du vill ladda upp ändå eller avbryta.

🛡️ Tekniska skydd – sammanfattning

🔒 Integritetsloggen – dokumentation för revision

Knappen 🔒 Skriv ut integritetslogg i bilagasektionen under Rapporter & export (samma funktion för kärn-/stödobjekt och IT-objekt) genererar en fullständig integritetsrapport för hela objektet med:

• Fem tekniska skyddsåtgärder med status
• Pseudonymisering per objektprodukt – verkligt namn, pseudonym och skyddsmetod
• Skannade dokument under sessionen
• Tredjelandsavsnitt om Anthropic (USA)

⚠️ Kända begränsningar

Det finns två syskoncoacher – basförvaltningscoachen (kärn-/stödobjekt) och IT-driftcoachen (IT-objekt) – som hjälper dig motivera och kalibrera dina uppskattningar. Båda är uppbyggda på exakt samma sätt och delar samma kod för allt som inte är innehållsspecifikt, så de beter sig identiskt. Ingen av dem söker på internet – varje fråga skickas direkt till Claude via Anthropics API genom en Cloudflare Worker-proxy.

🪟 En fast panel du kan dra i storlek

Coachen öppnas som en egen panel till höger på skärmen – inte inbäddad i sidan. Panelen ligger kvar på plats när du scrollar, oavsett vilken sektion du jobbar i, och kan öppnas från flera ställen (t.ex. både från tjänstelistan och från uppskattningsvyn i IT-objekt) – det är samma panel och samma konversation oavsett varifrån du öppnar den.

💬 Konversationen finns kvar

Stänger du panelen med ✕ och öppnar den igen försvinner inte det ni redan pratat om – hela dialogen ligger kvar under resten av sessionen. I IT-driftcoachen gäller det här per tjänst: har objektet flera tjänster har varje tjänst sin egen fristående konversation i rullistan högst upp i panelen. Byter du tjänst blandas aldrig dialogerna ihop, och byter du tillbaka finns den gamla konversationen kvar precis där du lämnade den.

↔️ En coach i taget – och färdiga frågor

I IT-objekt finns två coacher som båda kan öppnas från objektnivån respektive från tjänstenivån. De är ömsesidigt uteslutande: öppnar du den ena stängs den andra automatiskt, oavsett varifrån du startade – så de aldrig hamnar ovanpå varandra. Båda ligger kvar i bakgrunden, så respektive konversation bevaras. (Kärn-/stödobjekt har bara en coach.)

Coachen kan också öppnas med en färdigställd fråga från startpanelen – t.ex. 💬 Fråga coachen på ett låst byggblock eller en låst genväg, eller från en genväg som Vägled mig i UFM-modellen – och från Snabbspåret när en sökning inte ger träff.

🔗 Coacherna känner till båda verktygen och båda guiderna

Alla coacher – här i verktyget (basförvaltningscoachen, objektcoachen och IT-driftcoachen) och i överlämningsverktyget – vet att det finns två verktyg och två användarguider, hur de hänger ihop och vad som står i respektive guide. Frågar du t.ex. “Har vi en assistent för överlämning?” eller “Hur tar vi emot ett överlämnat projekt?” får du ett kort, konkret svar med klickbara länkar (öppnas i ny flik) till rätt verktyg eller rätt avsnitt i rätt guide.

Vad ger coachen sina kunskaper?

🔒 Integritetsskydd

Båda coacherna pseudonymiserar automatiskt alla namn innan de skickas till AI-tjänsten – "Anna Larsson" blir "Specialist 1" i kommunikationen med AI:n. Så fort ett namn skyddats visas en grön indikator längst ner i panelen: 🔒 X namn skyddade. Klicka på den för att se vilka namn som skyddas och vad de ersatts med.

Det gäller alla namn som finns i verktyget – även de som kommer från Objektets resurser (specialister, objektproduktledare, verksamhetsansvarig och tjänsteansvarig).