UFM Basförvaltning Specialist är ett digitalt stödverktyg för objektledare och specialister som arbetar enligt Utveckling och förvaltningsmodellen. Verktyget hjälper dig att strukturera, uppskatta och synliggöra bemanningsbehov i basförvaltning.
Arbetsflöde – objekt med flera objektprodukter
Verktyget arbetar på objektnivå. Du skapar ett objekt, lägger till objektprodukter, konfigurerar digitala stöd och specialister, gör uppskattningar och skriver ut rapporter – allt i ett sammanhållet flöde.
Objektöversikten är startpunkten. Här fyller du i objektets grunduppgifter och lägger till objektprodukter.
Objektuppgifter
Ovanför varje fält visas ett exempel i grått som visar vad som förväntas. Fyll i:
- Objektets namn – t.ex. Utbildning och barnomsorg
- Objektägare och Objektägare IT
- Objektledare och Objektledare IT
Objektprodukter
Skriv produktnamnet i fältet och tryck + Lägg till (eller Enter). Upprepa för varje objektprodukt.
Klicka ⚙️ Konfigurera bredvid en produkt för att gå in och göra uppskattningen. Data sparas automatiskt tillbaka till objektöversikten när du klickar ⟵ Tillbaka och spara.
Spara och ladda
Använd knapparna 💾 Spara konfiguration och 📂 Ladda konfiguration i objektöversikten för att spara och återläsa hela objektets data som en JSON-fil.
Rensa all data
Klicka på 🗑️-knappen i headern för att rensa all data. Du får en bekräftelsedialog.
Om ett digitalt stöd används i flera objektprodukter och ni vill fördela uppgiftsansvaret behöver det registreras som ett delat stöd på objektnivå.
Registrera ett delat stöd
- I objektöversikten – klicka + Lägg till delat digitalt stöd
- Skriv stödets namn och välj vilka objektprodukter som delar det (minst 2)
- Klicka ✅ Spara
- Öppna 🔀 Ansvarsmatrisen för att fördela Huvud/Delat/Kännedom per kategori
Ansvarstyper
Status på ansvarsfördelningen
- 🔀 Ej gjord – matrisen är registrerad men tom
- 🔀 Påbörjad – delvis ifylld
- 🔀 Klar – alla kategorier fördelade
Klicka ⚙️ Konfigurera bredvid en objektprodukt för att komma in i konfigurationsvyn.
Objektproduktledare och populärbeskrivning
Högst upp finns ett kompakt fält för Objektproduktledare och möjlighet att ladda upp en populärbeskrivning (Word/PDF/txt). Populärbeskrivningen används av AI-coachen.
🔍 Automatisk granskning av personuppgifter vid uppladdning
När du laddar upp en populärbeskrivning skannas dokumentet automatiskt efter personuppgifter innan det sparas. En dialogruta visas med resultatet:
- Inga personuppgifter hittades → grön bekräftelse. Välj Ja, ladda upp för att fortsätta.
- Personuppgifter hittades → varning med en tabell som listar vad som hittades (t.ex. personnamn, e-postadresser). Du väljer sedan om du vill ladda upp ändå eller avbryta.
Digitala stöd
Skriv in stödets namn och tryck + Lägg till. Upprepa för varje stöd.
🔀 Om ett stöd ska ha en ansvarsfördelning – klicka 🔀 Ansvarsfördelning bredvid stödet för att registrera det på objektnivå.
Specialister och uppskattningsstatus
Expandera ett stöd och klicka + Specialister. Ange namn eller bocka i Vakant för en ej tillsatt roll.
Bredvid varje tillsatt specialist visas ett Uppsk.-märke och en statuscirkel som visar hur långt uppskattningen kommit:
I steg 3 (Uppskattning) väljer du t-shirt-storlek per uppgiftskategori och specialist. Uppskattningarna sparas automatiskt tillbaka till objektöversikten.
Välj ett stöd i taget
Om det finns flera digitala stöd visas knappar överst – välj ett för att fokusera på det stödets uppgifter. När du byter stöd fälls alla delmål automatiskt ihop så du tydligt märker att du är inne på ett nytt stöd.
Delmål – öppna och stäng
Klicka på ett delmål för att öppna eller stänga det. Du kan ha flera öppna samtidigt. Varje kategorirad visar en statuscirkel:
T-shirt-modellen
PM3-delmål och kvalitetsmål
🔒 Integritetsskydd – pseudonymisering
Tjänsten pseudonymiserar automatiskt alla namn innan de skickas till AI-tjänsten (Anthropic, USA). Det innebär att "Anna Larsson" blir "Specialist 1" i kommunikationen med AI:n – verkliga namn stannar enbart i din webbläsare.
När AI-coachen används första gången aktiveras en grön indikator 🔒 Pseudonymisering aktiv – X namn skyddade nedanför coachen. Klicka på den för att öppna integritetspanelen som visar vilka namn som skyddas och vad de ersatts med.
Panelen och loggen rensas automatiskt när du rensar formuläret eller avslutar sessionen. Inga personuppgifter sparas av verktyget.
💡 Hur får AI-coachen sin kunskap?
Coachen söker inte på internet. Varje fråga skickas direkt till Claude Sonnet via Anthropics API – utan websökning och utan minne från tidigare sessioner. Det som gör att svaren ändå kan kännas välgrundade beror på tre saker:
🛡️ Inbyggda begränsningar och skydd
Exportalternativen finns dels i objektöversikten (bilagor till objektdirektiv), dels i steg 4 (Resultat) inne i varje objektprodukt.
Spara och ladda
Bilagor till objektdirektiv
🔒 Integritetslogg
I bilagasektionen i objektöversikten finns knappen 🔒 Skriv ut integritetslogg – alltid synlig, oavsett om AI-coachen använts. Den genererar en fullständig integritetsrapport för hela objektet med:
- Fem tekniska skyddsåtgärder med status (pseudonymisering, PII-skanning, lokal lagring, HTTPS, sessionsrensning)
- Pseudonymisering per objektprodukt – verkligt namn, pseudonym och skyddsmetod för varje specialist
- Skannade dokument under sessionen – om personuppgifter hittades och vad användaren valde att göra
- Tredjelandsavsnittet om Anthropic (USA)
📅 Utkast årsplan specialist β
I steg 4 (Resultat) väljer du 1. Välj format och sedan 2. Välj specialist för att generera ett årsplansutkast. Genereringen startar direkt när du väljer specialist.