Användarguide – UFM Basförvaltning Specialist

🏛️

Vad är verktyget?

UFM Basförvaltning Specialist är ett digitalt stödverktyg för objektledare och specialister som arbetar enligt PM3-modellen. Verktyget hjälper dig att strukturera, uppskatta och synliggöra bemanningsbehov i basförvaltning.

Arbetsflöde – objekt med flera objektprodukter

Verktyget arbetar på objektnivå. Du skapar ett objekt, lägger till objektprodukter, konfigurerar digitala stöd och specialister, gör uppskattningar och skriver ut rapporter – allt i ett sammanhållet flöde.

ℹ️ All data lagras enbart i din webbläsare under sessionen. Spara alltid konfigurationen som JSON-fil om du vill fortsätta vid ett senare tillfälle.

⚠️ Om du klickar på webbläsarens bakåtpil när du befinner dig i objektöversikten och har data ifyllt, visas en varningsdialog. Inne i en objektprodukt händer ingenting om du råkar trycka bakåt.

Objektöversikten – skapa och hantera objekt

Objektöversikten är startpunkten. Här fyller du i objektets grunduppgifter och lägger till objektprodukter.

Objektuppgifter

Ovanför varje fält visas ett exempel i grått som visar vad som förväntas. Fyll i:

Objektets namn – t.ex. Utbildning och barnomsorg
Objektägare och Objektägare IT
Objektledare och Objektledare IT

Objektprodukter

Skriv produktnamnet i fältet och tryck + Lägg till (eller Enter). Upprepa för varje objektprodukt.

Klicka ⚙️ Konfigurera bredvid en produktsida för att gå in och göra uppskattningen. Data sparas automatiskt tillbaka till objektöversikten när du klickar ⟵ Tillbaka och spara.

ℹ️ Digitala stöd som bara finns i en objektprodukt alternativt inte behöver en ansvarsfördelning lägger du till direkt via Konfigurera-knappen på objektprodukten.

Spara och ladda

Använd knapparna 💾 Spara konfiguration och 📂 Ladda konfiguration i objektöversikten för att spara och återläsa hela objektets data som en JSON-fil.

💡 Spara alltid innan du stänger webbläsaren. Data raderas när sessionen avslutas.

Rensa all data

Klicka på 🗑️-knappen i headern för att rensa all data. Du får en bekräftelsedialog.

Ansvarsfördelning för delade digitala stöd

Om ett digitalt stöd används i flera objektprodukter och ni vill fördela uppgiftsansvaret behöver det registreras som ett delat stöd på objektnivå.

Registrera ett delat stöd

I objektöversikten – klicka + Lägg till delat digitalt stöd
Skriv stödets namn och välj vilka objektprodukter som delar det (minst 2)
Klicka ✅ Spara
Öppna 🔀 Ansvarsmatrisen för att fördela Huvud/Delat/Kännedom per kategori

ℹ️ Du kan även registrera ett stöd för ansvarsfördelning inifrån en objektprodukt – via 🔀 Ansvarsfördelning-knappen i stöd-listan.

Ansvarstyper

⭐ HuvudansvarÄger uppgiften – primärt ansvarig. Max ett per rad.

🤝 Delat ansvarBidrar till uppgiften tillsammans med andra

👁️ KännedomHåller sig informerad om uppgiften

Status på ansvarsfördelningen

🔀 Ej gjordMatrisen är registrerad men tom

🔀 PåbörjadDelvis ifylld

🔀 KlarAlla kategorier fördelade

💡 Säkerställ att varje uppgiftskategori har minst ett Huvudansvar.

Objektprodukt – konfigurera stöd & specialister

Klicka ⚙️ Konfigurera bredvid en objektprodukt för att komma in i konfigurationsvyn.

Objektproduktledare och populärbeskrivning

Högst upp finns ett kompakt fält för Objektproduktledare och möjlighet att ladda upp en populärbeskrivning (Word/PDF/txt). Populärbeskrivningen används av AI-coachen vid uppskattning.

Digitala stöd

Skriv in stödets namn och tryck + Lägg till. Upprepa för varje stöd.

🔀 Om ett stöd ska ha en ansvarsfördelning – klicka 🔀 Ansvarsfördelning bredvid stödet för att registrera det på objektnivå.

Specialister och uppskattningsstatus

Expandera ett stöd och klicka + Specialister. Ange namn eller bocka i Vakant för en ej tillsatt roll.

Bredvid varje tillsatt specialist visas ett Uppsk.-märke och en statuscirkel som visar hur långt uppskattningen kommit:

Ej påbörjat

Påbörjad

Klar

I stöd-rubrikraden visas också en sammanfattande statuscirkel för hela stödet – baserad på alla dess specialister sammantaget.

ℹ️ Tillsatt = namngiven specialist. Vakant = behövd men ej tillsatt roll – syns som resursgap i rapporter.

💡 Ändra ordning med ▲ ▼ pilknapparna – ordningen påverkar rapporterna.

Uppskattning av återkommande uppgifter

I steg 3 (Uppskattning) väljer du t-shirt-storlek per uppgiftskategori och specialist. Uppskattningarna sparas automatiskt tillbaka till objektöversikten.

Välj ett stöd i taget

Om det finns flera digitala stöd visas knappar överst – välj ett för att fokusera på det stödets uppgifter. När du byter stöd fälls alla delmål automatiskt ihop så du tydligt märker att du är inne på ett nytt stöd. Öppna sedan de delmål du vill uppskatta.

Delmål – öppna och stäng

Klicka på ett delmål för att öppna eller stänga det. Du kan ha flera öppna samtidigt. Varje kategorirad visar en statuscirkel i överkanten till höger:

Ej uppskattad – ingen specialist har gjort ett val

Klar – alla specialister har gjort ett val

T-shirt-modellen

XS · 0,5 h S · 1,5 h M · 5 h L · 12 h XL · 20 h N/A – ej aktuell Ej uppsk. – kräver dialog

PM3-delmål och kvalitetsmål

🤝 SamverkanMöten, kommunikation och koordinering, planering och uppföljning

🎧 AnvändarstödSupport och utbildning av användare

🔄 ÄndringshanteringHantering av förändringar i och kring digitala stöd

⚙️ Drift & UnderhållLöpande tekniskt underhåll

🤖 AI-coach: Klicka på AI-knappen bredvid en uppgift för att få hjälp med uppskattningen. Populärbeskrivningen används som kontext om den laddats upp.

Rapporter och export

Exportalternativen finns dels i objektöversikten (bilagor till objektdirektiv), dels i steg 4 (Resultat) inne i varje objektprodukt.

Spara och ladda

💾

Spara objektkonfigurationSparar hela objektet som JSON-fil. Ladda in igen via 📂 vid nästa session.

📊

Exportera CSV – hela objektetAlla uppskattningar som kalkylblad för vidare analys eller budgetunderlag.

Bilagor till objektdirektiv

🏛️

Översikt ObjektOrganisationsöversikt med roller, digitala stöd och ansvarsfördelningsstatus per objektprodukt. Förklaring till ansvarsfördelningsstatus visas en gång under alla produktkort.

🖨️

Underlag resurser – hela objektetDetaljerad resursbilaga för objektdirektiv och budget/resurs-dialog.

🔀

AnsvarsfördelningRapport för operativ nivå – passar specialistmötet.

🖨️

Underlag till dialog med resursägareDiskussionsunderlag för ej uppskattade poster.

📅 Utkast årsplan specialist β

I steg 4 (Resultat) väljer du 1. Välj format och sedan 2. Välj specialist för att generera ett årsplansutkast. Genereringen startar direkt när du väljer specialist – filen laddas ned automatiskt.

📝

Word-dokument (.doc)Redigerbart dokument med återkommande uppgifter per delmål och aktivitetsrader för K1–K4. Öppnas och redigeras direkt i Word.

📊

Excel-fil (.xlsx)Fem flikar: Återkommande uppgifter (referenstabell) och K1–K4 (en flik per kvartal med planeringsrader).

Årsplansdokumentet innehåller:

Uppdragsbeskrivning – från populärbeskrivningen om uppladdad
Återkommande uppgifter per PM3-delmål – med kvalitetsmål, storlek, timmar och ansvar
Påminnelse om löpande uppgifter – löpande support, uppföljning leverantör och kommunikation till användare är aktiviteter som ska in varje kvartal
Årsplan per kvartal (K1–K4) – aktivitetsrader med plats för Aktivitet, Kravande verb från och Ingår i objektplan

ℹ️ Verb och substantiv: De återkommande uppgifterna (verben) möjliggör aktiviteterna i årsplanen (substantiven). En systemuppdatering kräver Samverkan + Ändringshantering. En utbildning kräver Användarstöd. Löpande uppgifter är aktiviteter som återkommer varje kvartal.

💡 Spara alltid konfigurationen innan du genererar rapporten.