Användarguide – UFM Basförvaltning Specialist

🏛️

Vad är verktyget?

UFM Basförvaltning Specialist är ett digitalt stödverktyg för objektledare och specialister som arbetar enligt PM3-modellen. Verktyget hjälper dig att strukturera, uppskatta och synliggöra bemanningsbehov i basförvaltning.

Arbetsflöde – objekt med flera objektprodukter

Verktyget arbetar på objektnivå. Du skapar ett objekt, lägger till objektprodukter, konfigurerar digitala stöd och specialister, gör uppskattningar och skriver ut rapporter – allt i ett sammanhållet flöde.

ℹ️ All data lagras enbart i din webbläsare under sessionen. Spara alltid konfigurationen som JSON-fil om du vill fortsätta vid ett senare tillfälle.

⚠️ Om du klickar på webbläsarens bakåtpil när du befinner dig i objektöversikten och har data ifyllt, visas en varningsdialog. Inne i en objektprodukt händer ingenting om du råkar trycka bakåt.

Objektöversikten – skapa och hantera objekt

Objektöversikten är startpunkten. Här fyller du i objektets grunduppgifter och lägger till objektprodukter.

Objektuppgifter

Ovanför varje fält visas ett exempel i grått som visar vad som förväntas. Fyll i:

Objektets namn – t.ex. Utbildning och barnomsorg
Objektägare och Objektägare IT
Objektledare och Objektledare IT

Objektprodukter

Skriv produktnamnet i fältet och tryck + Lägg till (eller Enter). Upprepa för varje objektprodukt.

Klicka ⚙️ Konfigurera bredvid en produktsida för att gå in och göra uppskattningen. Data sparas automatiskt tillbaka till objektöversikten när du klickar ⟵ Tillbaka och spara.

ℹ️ Digitala stöd som bara finns i en objektprodukt alternativt inte behöver en ansvarsfördelning lägger du till direkt via Konfigurera-knappen på objektprodukten.

Spara och ladda

Använd knapparna 💾 Spara konfiguration och 📂 Ladda konfiguration i objektöversikten för att spara och återläsa hela objektets data som en JSON-fil.

💡 Spara alltid innan du stänger webbläsaren. Data raderas när sessionen avslutas.

Rensa all data

Klicka på 🗑️-knappen i headern för att rensa all data. Du får en bekräftelsedialog.

Ansvarsfördelning för delade digitala stöd

Om ett digitalt stöd används i flera objektprodukter och ni vill fördela uppgiftsansvaret behöver det registreras som ett delat stöd på objektnivå.

Registrera ett delat stöd

I objektöversikten – klicka + Lägg till delat digitalt stöd
Skriv stödets namn och välj vilka objektprodukter som delar det (minst 2)
Klicka ✅ Spara
Öppna 🔀 Ansvarsmatrisen för att fördela Huvud/Delat/Kännedom per kategori

ℹ️ Du kan även registrera ett stöd för ansvarsfördelning inifrån en objektprodukt – via 🔀 Ansvarsfördelning-knappen i stöd-listan.

Ansvarstyper

⭐ HuvudansvarÄger uppgiften – primärt ansvarig. Max ett per rad.

🤝 Delat ansvarBidrar till uppgiften tillsammans med andra

👁️ KännedomHåller sig informerad om uppgiften

Status på ansvarsfördelningen

🔀 Ej gjordMatrisen är registrerad men tom

🔀 PåbörjadDelvis ifylld

🔀 KlarAlla kategorier fördelade

💡 Säkerställ att varje uppgiftskategori har minst ett Huvudansvar.

Objektprodukt – konfigurera stöd & specialister

Klicka ⚙️ Konfigurera bredvid en objektprodukt för att komma in i konfigurationsvyn.

Objektproduktledare och populärbeskrivning

Högst upp finns ett kompakt fält för Objektproduktledare och möjlighet att ladda upp en populärbeskrivning (Word/PDF/txt). Populärbeskrivningen används av AI-coachen vid uppskattning.

Digitala stöd

Skriv in stödets namn och tryck + Lägg till. Upprepa för varje stöd.

🔀 Om ett stöd ska ha en ansvarsfördelning – klicka 🔀 Ansvarsfördelning bredvid stödet för att registrera det på objektnivå.

Specialister och uppskattningsstatus

Expandera ett stöd och klicka + Specialister. Ange namn eller bocka i Vakant för en ej tillsatt roll.

Bredvid varje tillsatt specialist visas en statuscirkel som visar hur långt uppskattningen kommit:

Ej påbörjat

Påbörjad

Klar

ℹ️ Tillsatt = namngiven specialist. Vakant = behövd men ej tillsatt roll – syns som resursgap i rapporter.

💡 Ändra ordning med ▲ ▼ pilknapparna – ordningen påverkar rapporterna.

Uppskattning av återkommande uppgifter

I steg 3 (Uppskattning) väljer du t-shirt-storlek per uppgiftskategori och specialist. Uppskattningarna sparas automatiskt tillbaka till objektöversikten.

Välj ett stöd i taget

Om det finns flera digitala stöd visas knappar överst – välj ett för att fokusera på det stödets uppgifter. Byte av stöd stänger inte öppna delmål och scrollar inte sidan – du fortsätter exakt där du är.

Delmål – öppna och stäng

Klicka på ett delmål för att öppna eller stänga det. Du kan ha flera öppna samtidigt. Varje kategorirad visar en statuscirkel i överkanten till höger:

Ej uppskattad – ingen specialist har gjort ett val

Klar – alla specialister har gjort ett val

T-shirt-modellen

XS · 0,5 h S · 1,5 h M · 5 h L · 12 h XL · 20 h N/A – ej aktuell Ej uppsk. – kräver dialog

PM3-delmål och kvalitetsmål

🤝 SamverkanMöten, kommunikation och koordinering, planering och uppföljning

🎧 AnvändarstödSupport och utbildning av användare

🔄 ÄndringshanteringHantering av förändringar i och kring digitala stöd

⚙️ Drift & UnderhållLöpande tekniskt underhåll

🤖 AI-coach: Klicka på AI-knappen bredvid en uppgift för att få hjälp med uppskattningen. Populärbeskrivningen används som kontext om den laddats upp.

Rapporter och export

Exportalternativen finns dels i objektöversikten (bilagor till objektdirektiv), dels i steg 4 (Resultat) inne i varje objektprodukt.

Spara och ladda

💾

Spara objektkonfigurationSparar hela objektet som JSON-fil. Ladda in igen via 📂 vid nästa session.

📊

Exportera CSV – hela objektetAlla uppskattningar som kalkylblad för vidare analys eller budgetunderlag.

Bilagor till objektdirektiv

🏛️

Översikt ObjektOrganisationsöversikt med roller, digitala stöd och ansvarsfördelningsstatus per objektprodukt. Förklaring till ansvarsfördelningsstatus visas en gång under alla produktkort.

🖨️

Underlag resurser – hela objektetDetaljerad resursbilaga för objektdirektiv och budget/resurs-dialog.

🔀

AnsvarsfördelningRapport för operativ nivå – passar specialistmötet.

🖨️

Underlag till dialog med resursägareDiskussionsunderlag för ej uppskattade poster.

📅 Utkast årsplan specialist β

I steg 4 (Resultat) väljer du 1. Välj format och sedan 2. Välj specialist för att generera ett årsplansutkast. Genereringen startar direkt när du väljer specialist – filen laddas ned automatiskt.

📝

Word-dokument (.doc)Redigerbart dokument med återkommande uppgifter per delmål och aktivitetsrader för K1–K4. Öppnas och redigeras direkt i Word.

📊

Excel-fil (.xlsx)Fem flikar: Återkommande uppgifter (referenstabell) och K1–K4 (en flik per kvartal med planeringsrader).

Årsplansdokumentet innehåller:

Uppdragsbeskrivning – från populärbeskrivningen om uppladdad
Återkommande uppgifter per PM3-delmål – med kvalitetsmål, storlek, timmar och ansvar
Påminnelse om löpande uppgifter – löpande support, uppföljning leverantör och kommunikation till användare är aktiviteter som ska in varje kvartal
Årsplan per kvartal (K1–K4) – aktivitetsrader med plats för Aktivitet, Kravande verb från och Ingår i objektplan

ℹ️ Verb och substantiv: De återkommande uppgifterna (verben) möjliggör aktiviteterna i årsplanen (substantiven). En systemuppdatering kräver Samverkan + Ändringshantering. En utbildning kräver Användarstöd. Löpande uppgifter är aktiviteter som återkommer varje kvartal.

💡 Spara alltid konfigurationen innan du genererar rapporten.